Trzy czynniki do rozważenia przed obsługą informatyczną firm

Wiele firm sięga po outsourcing jako sposób na obniżenie kosztów i zwiększenie elastyczności. Są jednak pewne rzeczy, które należy rozważyć przed zleceniem na zewnątrz. Oto trzy czynniki, o których powinieneś wiedzieć: Oszczędność kosztów, elastyczność i kontrola. Ponadto, należy być świadomym ukrytych klauzul w umowie. Pierwszym punktem jest uważanie na to, jakich dostawców wybierasz. Upewnij się, że mają doświadczenie i zasoby, które pomogą Ci zarządzać potrzebami Twojej firmy.

Oszczędność kosztów

Outsourcing funkcji IT może zaoszczędzić firmom wiele pieniędzy. Koszt pracy w krajach rozwijających się jest często znacznie niższy niż w krajach rozwiniętych. Na przykład minimalna dzienna płaca na Filipinach wynosi tylko 9 USD za godzinę. Oznacza to, że outsourcowane operacje IT mogą zaoszczędzić firmie nawet 70% kosztów pracy. Outsourcing obsługi IT dla firm może również zmniejszyć koszty operacyjne, ponieważ firmy te nie muszą się martwić o wypłacanie świadczeń lub płacenie wyższych podatków.

Outsourcing może również zmniejszyć koszty szkoleń. Kiedy pracownicy są zatrudnieni, muszą przejść przez serię szkoleń i muszą być przeszkoleni, aby wykonywać swoją pracę. Szkolenia te mogą sięgać tysięcy dolarów na pracownika rocznie. Ważne jest, aby komunikować się z dostawcą usług, tak aby przejście było jak najbardziej płynne.

Kolejną korzyścią z outsourcingu IT dla firm jest elastyczność świadczonych usług. Na przykład, firma może potrzebować więcej wsparcia w miesiącach letnich lub zimowych. Jeśli tak jest, MSP będzie w stanie zapewnić dodatkowe godziny w tych okresach. Z drugiej strony, przepływ gotówki może dyktować zmniejszenie liczby godzin w innych miesiącach.

Oszczędność kosztów przy outsourcingu IT dla firm jest również możliwa, gdy firmy łączą różne usługi. Wybór modelu projektu zarządzanego jest jednym ze sposobów uzyskania najlepszego stosunku jakości do ceny. Model ten łączy usługi kierownika projektu i programistów, a także zapewnia klientowi kompletny stos technologiczny. Ponadto modele usług zarządzanych to oszczędność czasu i pieniędzy, ponieważ firmy mogą łączyć różne linie usług.

Poza oszczędnością czasu i pieniędzy, outsourcing IT pozwala firmom skupić się na istocie ich działalności. Dzięki outsourcingowi firma może uniknąć wydatków związanych z zatrudnianiem i szkoleniem nowych pracowników. To zwalnia personel wewnętrzny do wykonywania ważnych zadań, takich jak burza mózgów i rozwój nowych produktów. To może pomóc w rozwoju firmy.

Outsourcing oferuje wiele korzyści, ale ma też wiele wad. Niektóre z tych wad to zmniejszona lojalność firmy, brak dopasowania strategicznego i słaba kontrola jakości. Można je jednak zminimalizować, jeśli firmy świadomie podejmują wysiłki związane z outsourcingiem. Maggie Biggs z Info World sugeruje, aby firmy najpierw określiły, jakie korzyści mają nadzieję uzyskać z outsourcingu. Należy pamiętać, że outsourcing może nie być dobrym rozwiązaniem dla wszystkich działów.

Elastyczność

Jedną z zalet obsługi IT dla firm jest elastyczność, jaką zapewnia. Firma może poprosić o zespół profesjonalistów, którzy są wyspecjalizowani w konkretnym obszarze. Ta elastyczność pozwala firmie mieć bardziej usprawniony proces pracy. Zespół może składać się z członków, którzy mają wiedzę w danej dziedzinie i będą w stanie wykonać pracę tak szybko i skutecznie, jak to możliwe.

Podczas gdy outsourcing komputerów osobistych i obsługi informatycznej firm może przebiegać bezproblemowo, outsourcing funkcji biznesowych jest trudniejszy. Usługi outsourcingu IT pomogły firmom zmaksymalizować funkcjonalność i uzyskać kontrolę nad swoimi systemami. Jednak firmy nadal muszą zachować ostateczną odpowiedzialność za zarządzanie. Z tego powodu selektywny outsourcing jest idealnym sposobem na obsługę istotnych funkcji przy jednoczesnym pozostawieniu elementów nieistotnych zespołom wewnętrznym.

Branża outsourcingu IT jest ogromna i ma wielu fachowych graczy, którzy specjalizują się w konkretnych dziedzinach. Firmy takie jak IBM i EDS oferują usługi od konserwacji komputerów mainframe po zarządzanie siecią. Oznacza to, że firmy mogą podzielić swoje wymagania informatyczne na mniejsze części i skalować je w górę lub w dół w zależności od potrzeb. Ułatwia to w razie potrzeby zmianę dostawcy lub wprowadzenie usług do firmy.

Niektóre firmy mogą być zaskoczone, gdy dowiedzą się, że outsourcing może być w rzeczywistości bardziej elastyczny niż początkowo sądziły. Niektóre firmy z powodzeniem przeorganizowały swoje działy IT, aby skupić się na konkretnym obszarze. Na przykład zlecają zadania informatyczne innym firmom za niższą cenę. W takim przypadku dział IT nie jest już tylko wydatkiem, ale raczej strategicznym partnerem dla innych obszarów działalności.

Korzyści z outsourcingu nie koncentrują się tylko na redukcji kosztów; jest to również doskonały sposób na uzyskanie elastyczności i zdolności reagowania na zmiany rynkowe. Firma może szybko zwiększyć lub zmniejszyć liczbę pracowników, co pozwala jej szybko reagować na nowe potrzeby. Chociaż koszt godziny pracy w ramach outsourcingu może być wyższy niż w przypadku zatrudnienia we własnym zakresie, elastyczność, jaką zapewnia, może przeważyć te niewielkie wydatki.

Kolejną zaletą outsourcingu jest to, że pozwala on firmom wykorzystać mocne strony wielu dostawców, a nie jednego. Zapobiega to uzyskaniu przez pojedynczego dostawcę zbyt dużej kontroli nad organizacją. Outsourcing pozwala również firmom korzystać z różnych rodzajów technologii i talentów, które mogą nie być łatwo dostępne w ich firmie.

Kontrola

Kontrolowanie obsługi informatycznej firm może być kłopotliwe, zwłaszcza jeśli próbujesz zarządzać tym procesem w wąskich ramach czasowych. Pierwszym krokiem jest określenie, co należy zlecić na zewnątrz. Następnie należy określić, jakie jest najlepsze podejście do osiągnięcia tego celu. Jedną ze strategii jest skupienie się na kilku kluczowych obszarach, takich jak sieć telekomunikacyjna. Bardziej efektywne może być zlecenie na zewnątrz jednej z tych usług niż dzielenie kosztów na kilku dostawców.

Sprzedawcy outsourcingowi powinni znać najnowsze narzędzia bezpieczeństwa i metody ochrony wrażliwych danych. Powinni przechodzić regularne szkolenia i być na bieżąco z nowymi narzędziami, które mogą pomóc w ochronie informacji korporacyjnych. Ponadto, powinieneś mieć możliwość monitorowania jakości i efektywności ich usług. Sprzedawcy outsourcingowi muszą być w stanie dotrzymać terminów i stosować się do warunków umowy.

Kontrolowanie obsługi IT dla firm może być skomplikowane ze względu na zależność od stron trzecich. Firmy potrzebują znormalizowanego rozwiązania do zarządzania, które może kontrolować dostęp użytkowników zewnętrznych. Jedną z metod jest przedzielenie infrastruktury poprzez zapewnienie widoczności do określonych obszarów i kontrolowanie roamingu do obszarów zabronionych. Ponadto firmy coraz częściej domagają się powiadomień w czasie rzeczywistym o wszelkich naruszeniach, co pozwala im na jak najszybsze podjęcie działań.

Jeśli chodzi o zarządzanie wydajnością zleconych operacji informatycznych, partner outsourcingowy powinien być w stanie dostarczyć pożądane wyniki. Wymaga to ustalenia metryk wydajności, które mogą być oparte na projekcie lub na czasie. W ten sposób firma może monitorować i kontrolować firmę outsourcingową bez jej mikromanipulowania. Oznacza to również, że należy upewnić się, że partner outsourcingowy jest świadomy wszelkich wrażliwych informacji i polityki firmy.

Chociaż outsourcing IT dla firm może być korzystny, ryzyko narażenia wrażliwych danych może być znaczne. Ponadto, outsourcing może prowadzić do naruszenia tajemnicy handlowej. Jeśli Twoja firma ma przewagę konkurencyjną, musisz być wyjątkowo ostrożny, aby chronić ją przed outsourcingiem. Ważne jest wczesne zidentyfikowanie dostawców usług.

Kolejną kluczową kwestią, którą należy się zająć podczas outsourcingu IT dla firm, jest utrata kontroli. Outsourcowani dostawcy IT nie mają takiego samego poziomu kontroli zarządzania jak Twoja firma i mogą popełniać błędy, które mogą zaszkodzić Twojej firmie. Dodatkowo, outsourcing może skutkować zwolnieniami i przeniesieniem istniejących pracowników. To z kolei może podważyć morale pracowników.

Klauzule ukryte

Ukryte klauzule w usługach IT dla firm mogą poważnie ograniczyć opcje dostępne dla firm. Jednym z przykładów jest umowa, w której dostawca IT zgadza się dopasować skład zespołu zamawiającego na podstawie stażu pracy, doświadczenia i innych kryteriów. Jednak umowa zawiera klauzulę uniemożliwiającą zamawiającemu skorzystanie z prawa do poszukiwania ofert na nowe oprogramowanie.

Firmy zajmujące się outsourcingiem IT mają zazwyczaj gotowe umowy dotyczące nowych projektów, które należy dokładnie sprawdzić przed ich podpisaniem. Dzięki ich dokładnemu przeczytaniu obie strony mogą uniknąć później konfliktu interesów lub innych komplikacji. Po pierwsze, strony powinny jasno określić cel umowy. Powinien on być jasno określony, ponieważ będzie precyzował, jakie są podstawowe produkty projektu.

Po drugie, ważne jest, aby szukać klauzul zabezpieczających własność intelektualną. Klauzula ta chroni pomysł firmy outsource przed nieuczciwym wykorzystaniem przez usługodawcę. Klauzula ta znajduje się zazwyczaj w umowie i zawiera ograniczenia w przekazywaniu informacji, klauzule o nieujawnianiu, konkurencji i poufności.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]